12月になるとどこの企業も仕事納めに向けてラストスパートがかけられます。
今年の仕事は今年の内に、そんな声が聞こえてきそうですね。

 

そんな中、年末のサラリーマンの一大イベントといえば、
そうです、忘年会!!!
ただこの忘年会、結構侮れませんよ?

 

今回はもしも自分が幹事になってしまったら・・・を想定した記事にしました。
人の集め方や集金の方法、余興をするのなら何がいいのか?その景品は?
そもそもお店っていつごろ予約したらいいいの?
そんな幹事の悩みを少しでも和らげることができたらと思います。

忘年会の幹事になったら

忘年会 幹事

そもそも、幹事なんか誰もしたがりません!
ですが突然、幹事という仕事は舞い込んでくるもの。
もし自分が幹事になってしまったらどうしたらよいか、考えていきましょう。

 

日程の調整

まず、参加予定者の日程を確保します。

 

とはいえ、全員が参加できるような日は中々難しいもの。
そういうときは参加予定者の中で一番役職が上の方の予定を優先しましょう。

 

例えば、役職は部長が一番上なら部長の予定を最初に確保するのです。
そうすれば、他の人は部長の予定に合わせて自身の予定も空けるよう努力してくれるでしょう。

参加者の具体的な確認

日程が決まれば、参加者を絞り込んでいきましょう。
最初の段階では性格な人数は決まってなくても大丈夫です。
約20人とか、50人ぐらいとかのレベルでOK。

 

ただしここで注意しておくべきなのは、
いつまでに正確な人数をお店に伝えないといけないか?
ここはしっかりとお店の情報をチェックしたり、電話で聞いておきましょう。

 

人数把握はエクセルなどで名簿表を作ってもよし、
最近では便利なWebサービス(例:調整さん)もあります。
是非使ってみてください。

お店・会場の確保

予約のタイミングなどは、私の経験を踏まえてあとで詳しく説明しますが
お店選びで重要なのは予算と出される料理の内容でしょう。

 

予算は結局の所、去年と同じ値段を踏襲すれば問題ありませんが、
料理に関してはセンスの問われる課題です。
自身で決められないようなら、
参加予定者の何人かにオススメのお店などを教えてもらうのもアリです。

 

また、人数調整にも注意しておきましょう。
直前の人数変更はキャンセル料が発生することもあります。
そうならないためにも、人数決定の締切は確実に把握しておきましょう。

予算の回収

ココ!意外と見落としがちです。

 

一人4000円の予算だとして、50人の参加者にもなれば
合計20万円にもなります。
絶対にやってはいけないのが、
忘年会当日の終盤にお店でお金を回収すること。

 

これ、絶対ダメ。想像してみてください。
お酒が入った参加者からスムーズに会費を回収できますか?
できませんよね。

 

会費は忘年会が始まる事前に回収しておきましょう。
当日でも良いし、前日でも良いです。
忘年会が始まる前に回収!これ鉄則です。

忘年会の余興にオススメの景品とは?

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忘年会 余興

忘年会で、余興などを特にやらなくてもいい所は
幹事としての仕事量はかなり軽減されるでしょう。

 

ですが、ゲームなどの余興を頼まれたら?
景品を用意しなければならないとしたら?
幹事として悩む種は増えていくばかりですね。
ここでは私の体験談を踏まえながら、
忘年会でのゲームと景品について述べていきたいと思います。

時間があるならビンゴゲームもOK!時間がないならくじ引きがオススメ!

実は私、新入社員1年目から3年間、忘年会の幹事を任されていました。
初めての幹事のときは、かなり気を使ったのを覚えています。

 

その1年目に先輩から言われたことが、
毎年ゲームをしていて、景品も用意しているとのこと。
これには悩みました。とても。

 

そして1年目に実施したのが、”ビンゴゲーム!!”
これが失敗でした。
ビンゴゲームって数字を次々と言っていくと思うのですが、
結構ちゃんとした会場でマイクも用意されているならまだしも、
普通の宴会場でどんなけ大きな声を出しても、あまり聞こえないんですよね。

 

また、数字の聞き逃しなども起きてしまって、
結構時間がかかるゲームなんです。
宴会場が例えば2時間制とかだったら、
ビンゴゲームはあまりオススメはできません。時間に余裕がないので。
逆に会場貸し切りならビンゴゲームは選択肢としてもアリでしょう。

 

そんなこんなで1年目にビンゴゲームで失敗した私は、
2年目、3年目のゲームはくじ引きに変更しました。
事前に番号の書かれたカードを配っておき、
ゲームをする時間が来たら私がくじを引いて、
当たった番号の方に景品を渡すというかなりシンプルなゲームです。

 

これは参加者にも大好評でした。
ゲーム自体もシンプルでわかりやすい。
何よりあまり時間がかからないので、どの会場でもやりやすいんです。
あまりにもサクサク進みすぎたのなら、
景品があたった人に一言感想をもらったりするなど、
アドリブを入れて時間の調整をすればOKでしょう。

景品はどんなものが良いの?

これは予算にもよりけりですが、
万人にウケる景品を選ぶのは中々難しいものです。
いまでは幹事さん向けに景品をネットで購入できるサイトもあるので
覗いてみてはどうでしょう?

 

ですが、ネットを見て景品を選んでね!というだけでは
流石に不親切ですよね。
ここでは私が幹事をした3年間の中で、
崩さなかったTOP3の景品を紹介しておきますね。

第1位:家電(予算30000円から40000円)

その年の最新家電を第1位の景品として持ってくるようにしました。
パナソニックのブルーレイレコーダー、
室内掃除機・ルンバ、
アクティブな動画を撮影できるゴープロなどなど。

 

購入する際は自身で家電量販店の商品を確認したり、
ネットの口コミを覗いたりしてみて、商品の良さを調査していました。
当たった人はかなりのテンションで喜んでいましたね。

第2位:旅行カタログ(予算15000円から20000円)

これは1位の家電よりも、こっちのほうがイイ!という人も結構いました。
旅行カタログのサイトに行けば、最低5000円ほどからの商品もあるので
予算に合わせて選んでみるのが一番です。

なにより、カタログから旅行先を選べるところ
毎年参加者に好評でした。

第3位:和牛詰め合わせセット(予算5000円から10000円)

言うまでもないでしょう!
牛肉が嫌いな人はまずいないです。

 

毎年「今年の景品に和牛は入ってるの?」と聞かれるくらい
景品の定番になっていました。

 

景品販売サイトでも購入することができますので
是非検討してみてください。

忘年会のお店っていつ予約すればいいの?

忘年会

さて先程は幹事になったら、
とりあえず何をすれば良いかを説明しました。
ここではその中でも一番重要、というより私がしてしまった失敗談も踏まえて
お店の予約はどのタイミングで取りに行けば良いのか?を説明したいと思います。

 

私は幹事になったとき、
12月の忘年会シーズンにもかかわらず、
お店の予約を11月の月末までしていませんでした。
それが甘かった・・・。

 

皆さんならわかると思いますが、忘年会に限らず宴会って金曜日に取りたいものなんですね。
それは誰しもが考えることで、金曜日はほとんど予約がいっぱいになっていました。
やむなく、水曜日や木曜日で空いている店を探すも、これもまた時既に遅し。
幹事1年目の年は火曜日に開催することになってしまいました。
参加者からも「来年は火曜日は避けてほしいなぁ。」と言われたのをよく覚えています。

 

私の失敗談から考えても、
忘年会シーズン、しかも金曜日の予約を狙うとしたら
10月初旬くらいからはお店選びに動いたほうがいいでしょう。

 

実際私も幹事が2年目、3年目のときは、早めの9月月末からお店選びに動いて、
10月の第1週は店の予約のために電話をかけていました。
この頃ですら12月の金曜日は予約が埋まっている店もありますので、
早すぎることでもないのです。

 

皆さんも、
お店の確保は早めに動く!
これを覚えておいてください。

まとめ

いかがでしたか?

 

年末のサラリーマンの一大イベントといえば忘年会。
幹事する人も、それ以外の人も1年間の頑張りを労い、
より良い忘年会を過ごしてもらいたいと思います。